Professionnel des démarches de carte grise en ligne
Professionnel des démarches de carte grise en ligne
Bien que le tri de vos papiers administratifs ne soit pas l’activité la plus agréable, il est essentiel d’en garder la trace. En effet, ce sont des documents importants, qui risquent de vous suivre pendant longtemps. Si vous ne l’avez pas encore fait, commencez par réserver un grand bloc de temps pour organiser vos dossiers, afin de ne pas vous éparpiller. Il vous faudra probablement beaucoup de temps pour terminer.
Vous devez mettre dans une boîte le courrier et les papiers qui vous semblent importants et qui doivent être conservés. Le reste peut être jeté. Ensuite, classez chaque document par sujet et par année. Voici un exemple de la façon dont vous pourriez organiser vos dossiers administratifs :
- Assurance contre divers risques : protection contre l’incendie, assurance habitation, assurance véhicule, assurance vie, assurance décès, sinistres et expertise, certificat d’authenticité,
- Documents liés aux achats factures, divers services, travaux, réparations et objets de valeur,
- Documents familiaux : papiers d’identité, livret de famille, certificat et contrat de mariage, un jugement de divorce ou d’adoption,
- Documents familiaux : papiers d’identité, livret de famille, certificat et contrat de mariage, un jugement de divorce ou d’adoption,
- Documents financiers : impôts, relevés bancaires, prêts et autres documents financiers,
- Documents fonciers et liés à l’habitation : acte de propriété, bail, quittance de loyer, état des lieux,
- Documents liés à la santé : ordonnances, examens médicaux, carnets de santé et autres informations sur la santé,
- Documents relatifs au travail : contrat de travail, fiches de salaire, retraite, et autres services d’emplois.
Les pochettes à code couleur peuvent vous aider à organiser plus efficacement vos papiers administratifs. En rangeant vos documents dans ces pochettes, vous pouvez simplifier et clarifier les thèmes. Ensuite, vous pouvez les ranger dans une boîte d’archives avec l’année pour les retrouver plus facilement.
De nos jours, il est facile de récupérer des documents importants en ligne ou par e-mail. De nombreuses entreprises et agences gouvernementales proposent désormais cette option, qui extrait vos documents sous forme numérique avant de les remplacer par des copies numériques.
Les documents dématérialisés sont juridiquement équivalents à leurs homologues physiques et occupent moins d’espace que les fichiers originaux. Vous pouvez facilement organiser vos fichiers numériques dans des dossiers par thème et par année puisque les documents dématérialisés ont la même valeur juridique que leurs homologues physiques. Les documents dématérialisés peuvent être protégés contre les incendies ou les inondations qui détruisent le matériel original. En organisant vos fichiers de cette façon, vous pouvez augmenter la sécurité après qu’une inondation ou un incendie ait détruit les fichiers originaux de votre maison.
Il est crucial de toujours sauvegarder toutes vos données sur un disque dur externe ou sur l’un des nombreux sites de classement en ligne. Personne n’est à l’abri d’un problème informatique, voilà pourquoi il faut rester vigilant et prendre ses dispositions pour sécuriser ses données.
Différents types de documents nécessitent des durées de stockage différentes. Par exemple, certains documents nécessitent une conservation plus courte que d’autres en raison de leur nature spécifique.
Les papiers concernant l’assurance sont nécessaires pour beaucoup de gens et doivent être conservés dans un classeur spécifique :
- 2 ans après la fin des contrats : les contrats d’assurance auto et habitation restent indispensables ;
- Pendant 10 ans : dès sa signature, un contrat d’assurance vie devient effectif et doit se conserver au moins une décennie.
Parallèlement, des dossiers de blessures et des réclamations sont également à classer. Ceux-ci peuvent être utilisés pour tous dommages corporels subis après la fin de l’indemnisation.
Toutes les factures que vous recevez doivent être conservées :
- Les factures mensuelles de téléphone et d’Internet sont traitées pendant un an avec leur option de service ;
- Les factures d’eau achetées auprès d’un service public, comme une municipalité, restent en circulation pendant 4 ans ;
- Les factures de services d’eau approvisionnées par les fournisseurs privés se conservent pendant cinq ans ;
- Les factures mensuelles d’électricité et de gaz jusqu’à 5 ans ;
- Les factures à la suite d’un échange de travaux et de réparations jusqu’à 10 ans.
Les dossiers de l’histoire de la famille, tels que les certificats de naissance et les passeports, sont contenus dans ces dossiers.
- Vous pouvez conserver vos papiers de famille relatifs aux fonds pensions alimentaires et d’allocations familiales pendant 5 ans avant de devoir les détruire.
- Quant aux documents qui doivent perdurer dans le temps, il figure le contrat de mariage, le jugement de divorce, le livret de famille, les diplômes et l’acte d’état civil.
Dans cette catégorie, on retrouve entre autres tous les documents financiers relatifs au ménage, tels que les impôts ou la banque, doit être conservés jusqu’à un certain temps :
- Les avis d’imposition sont à garder pendant un an, mais cette durée peut être étendue à trois ans si des exonérations ou des réductions sont accordées (abattement ou dégrèvement) ;
- Les documents relatifs aux prêts émis sont à classer jusqu’à une durée de deux ans ;
- Les avis d’imposition et des déclarations annuelles émis, pendant 3 ans ;
- Les talons de chèque, les états financiers tels que les relevés de comptes bancaires et autres documents financiers, jusqu’à 5 ans.
Il s’agit ici de tous les documents concernant votre logement tel que les contrats de location et qui doivent être conservés, à savoir :
- Le certificat de ramonage disponible à l’achat du service est à classer pendant un an ;
- L’attestation annuelle d’entretien de la chaudière et le justificatif annuel de paiement de l’aide personnelle au logement sont à conserver pendant 2 ans ;
- Jusqu’à 3 ans après la signature des contrats de location, les quittances de loyer, l’état des lieux et le contrat devraient être classés ;
- Les justificatifs de paiement des charges de copropriété ainsi que les PV des réunions peuvent aller jusqu’à 5 ans de conservation ;
- L’acte de propriété fait partie des documents à jamais attachés à sa personne et doit donc être conservé en permanence.
Dans cette catégorie, nous évoquerons tous les documents qui permettent de retracer les suivis médicaux, à savoir :
- Les journaux de remboursement d’assurance (maladie et maternité) et tout autre document concernant les détails de la couverture à classer pour deux ans ;
- Le dossier médical qui inclut tous les éléments énumérés par la suite, qui ne peuvent pas être dissociés de son propriétaire. Il s’agit notamment du dossier de santé, des dossiers de vaccination, des cartes de groupe sanguin et des images radiographiques.
On retrouve dans cette section tous les justificatifs et les documents en relation avec votre situation professionnelle. Il s’agit notamment des suivants :
- Le solde de tout compte à la fin d’un travail, les pièces relatant le paiement des allocations au chômage ainsi que les notes de frais sont conservables pendant 3 ans ;
- moment de la valorisation de ses droits à la retraite, tous les bulletins de paie, les contrats de travail et tout autre document de cette nature doivent être gardés précieusement ;
- Les justificatifs de versement de la retraite sont à conserver en permanence.
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